De mediationclausule: stille kracht of verplichting?

De mediationclausule, ooit beschouwd als een vrijblijvende aanmoediging tot overleg, heeft recentelijk een steviger juridisch profiel gekregen. In een recente uitspraak oordeelde de Hoge Raad namelijk dat deze clausule, afhankelijk van de formulering, daadwerkelijk kan verplichten tot het aangaan van mediation vóórdat een procedure bij de rechter of arbiter wordt gestart. Daarmee is de clausule niet langer louter symbolisch van belang, maar potentieel ook juridisch bindend.

Wat is een mediationclausule?

Een mediationclausule is een bepaling in een overeenkomst waarin partijen afspreken dat zij bij een (toekomstig) geschil eerst zullen proberen om via mediation tot een oplossing te komen, vóórdat zij zich tot een rechter of arbiter wenden. Mediation is een vorm van gestructureerde bemiddeling waarbij een neutrale derde – de mediator – de partijen helpt om in onderling overleg tot een oplossing te komen. In de clausule staat doorgaans hoe en binnen welke termijn mediation wordt opgestart, wie de mediator aanstelt, en welke regels van toepassing zijn. Soms wordt ook bepaald dat partijen minimaal één gezamenlijke bijeenkomst moeten bijwonen. Het doel van zo’n clausule is het voorkomen van kostbare en langdurige procedures. De voordelen zijn duidelijk: meer ruimte voor maatwerkoplossingen, het behoud van de goede relatie tussen de partijen, lagere kosten en een snellere afhandeling.

Van vrijblijvend naar verplicht

Tot voor kort werd aangenomen dat mediation per definitie op vrijwillige basis geschiedt. Dat is ook logisch, want mediation werkt alleen als beide partijen bereid zijn om zich hier vrijwillig voor in te spannen. Die gedachte leidde ertoe dat mediationclausules in contracten slechts als inspanningsverplichtingen werden geïnterpreteerd, zonder dwingende gevolgen bij niet-naleving. De Hoge Raad heeft dat echter op losse schroeven gezet. Volgens het nieuwe arrest (ECLI:NL:HR:2024:1078) hangt de afdwingbaarheid van een mediationclausule vooral af van de wijze waarop deze is geformuleerd en wat de partijen daarover redelijkerwijs van elkaar mochten verwachten. Die uitleg moet plaatsvinden volgens de zogenoemde Haviltex-maatstaf.

Praktische gevolgen voor procespartijen

Indien een partij zonder mediationprocedure een zaak aanhangig maakt, terwijl een mediationclausule een verplichte tussenstap behelst, kan de rechter of arbiter beslissen dat de behandeling van de zaak wordt uitgesteld. Op die manier wordt ruimte geboden om alsnog te voldoen aan de contractuele verplichting tot mediation. Dat gebeurt echter niet automatisch: de rechter behoudt hierbij de beoordelingsvrijheid. Zeker wanneer er sprake is van spoedeisendheid of als mediation zinloos blijkt, kan de rechter ook beslissen om de zaak alsnog zelf te behandelen. Niettemin zet de uitspraak druk op de contractspartijen om zich serieus te houden aan eerder gemaakte afspraken over geschilbeslechting.

De kracht van een duidelijke formulering

De waarde van een mediationclausule staat of valt met haar bewoordingen. In abstracte, algemeen geformuleerde mediationclausules ligt het risico op interpretatieverschillen automatisch besloten. Hoe concreter en specifieker de bepalingen zijn, des te groter de kans is dat mediation daadwerkelijk een kans krijgt. Elementen die hieraan bijdragen, zijn onder meer de concrete benoeming van een mediatorregister of een concrete procedure, het verplichten van een eerste gesprek en een duidelijke afspraak tot opschorting van verdere rechtsgang zolang mediation niet is geprobeerd. Dit alles maakt duidelijk dat elk woord in een contract telt en dat het een goed idee is om contracten door een expert te laten opstellen.